سازمانهای مختلفی اعم از کارفرما (Client)، مشاور طرح (MC)، پیمانکار اصلی (GC)، بازرسی شخص ثالث (TPA)، پیمانکاران فرعی و سازندگان/ تأمین کنندگان (Vendors) و در نهایت بهره بردار (Operator) در یک پروژه درگیر هستند که یا تولیدکننده و یا تصویب کننده و یا مصرف کننده این مدارک هستند.
از بزرگترین دغدغه های این سازمان ها هر یکی در جایگاه خود می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- دسترسی به آخرین نسخه اسناد و مدارک
- دستگردانی داخلی
- گردش کار تصویب و اصلاح مدارک
- صحه گذاری مدارک
- کنترل تاریخچه مدرک
- محاسبه میزان پیشرفت تولید مدارک اعم از مهندسی و ....
تعدد و تنوع در اسناد و مدارک بعلت گستردگی و نیز تغییرات و به روزرسانی این مدارک در طول عمر پروژه بقدری بالا خواهد رفت که نیاز و اولویت اصلی یک سیستم جهت کنترل و مدیریت اسناد را برای مدیریت پروژه بشدت افزایش خواهد داد.
سامانه مدیریت اسناد الکترونیک دارا بعنوان یک راهکار این امکان را برای سازمانهای مختلف فراهم آورده است.
